Ograniczenie bezpośrednich spotkań z powodu walki z pandemią koronawirusa spowodowało gwałtowny wzrost używania wideokomunikatorów. Nagle okazało się, że można skutecznie, bez ponoszenia specjalnych kosztów organizować spotkania od dwóch do setek osób podłączonych przez internet.

Ludzie odkryli, że ta forma komunikacji międzyludzkiej z głosem i obrazem nadawanym na żywo jest bardzo efektywna. W niektórych przypadkach nawet lepsza, bo siedząc na większym spotkaniu, zamiast pleców osoby siedzącej w poprzednim rzędzie widzi się na ekranie jej twarz z pełną ekspresją w trakcie mówienia.

Wideokomunikatory nie są dzisiaj żadną rewolucją technologiczną. Tego typu rozwiązania były znane od dawna, ale ich masowe zastosowanie jest innowacją społeczną, ponieważ nagle w nowej, wymuszonej przez pandemię sytuacji miliony ludzi spróbowało tej formy komunikacji i przekonało się, że jest bardzo dobra.

Miejmy nadzieję, że po pandemii, nie wrócimy już do niepotrzebnych bezpośrednich spotkań, albo przynajmniej w drastyczny sposób ograniczymy ich skalę. Spójrzmy na twarde fakty w przypadku spotkania w Warszawie kogoś mieszkającego w Poznaniu. Pociąg z Poznania do Warszawy jedzie około 3,5 godziny (niekończący się remont torów). Do tego trzeba dodać co najmniej pół godziny na dojazd do dworca i powiedzmy na wszelki wypadek pół godziny przyjazdu na dworzec przed planowym odjazdem pociągu, bo nigdy nie wiadomo, czy nie utknie się w korku. Łącznie daje to dziesięć godzin w podróży po to, by odbyć jedno albo dwugodzinne spotkanie w jakimś ministerstwie.

Poznań jest dosyć dobrze skomunikowany z Warszawą, ale mamy inne miasta, które są dalej położone albo gorzej skomunikowane, więc dziewięć godzin w podróży nie wystarcza. Niektóre osoby muszą na takie jedno lub dwugodzinne spotkanie poświęcić dwa dni, bo nie zdążyłyby na czas, albo nie miałyby jak wrócić po jego zakończeniu.

Jeśli na takie spotkanie przyjeżdża, powiedzmy, 40 osób z całej Polski, to strata czasu i pieniędzy jest ogromna. Co najmniej 400 godzin pracy w podróży na 40 lub 80 godzin pracy na spotkaniu, czyli stosunek 1/10 lub 1/5. Do kosztów trzeba dodać pracę administracji, która musi zebrać wszystkie delegacje, rozliczyć je, zaksięgować, przelać pieniądze delegowanym i ewentualnie wystawić notę obciążeniową instytucji zapraszającej – i tak 40 razy. Po stronie instytucji zapraszającej też trzeba taką notę zaakceptować, zaksięgować i przelać pieniądze instytucjom delegującym – też 40 razy. Od razu widać, że biurokracja jest pochodną organizacji pracy.

W dodatku, jeśli spotkanie trwa jedną godzinę, to każda z zaproszonych osób ma średnio 1,5 minuty na wypowiedź, a jeśli dwie godziny, to trzy minuty. Faktycznie jest to znacznie mniej, bo z pół godziny na spotkaniu zabierze zapraszający. Większość osób jedzie na takie spotkanie tylko po to, aby posłuchać zapraszającego i kilku osób zaproszonych, którym uda się dojść do głosu.

Wideokomunikatory eliminują podróże i administrację, a więc koszty. Na dwie godziny spotkania zaproszony poświęca dwie godziny, a nie 11 godzin lub więcej. Nic przy tym nie traci na jakości komunikacji. Traci jedynie ministerialne ciasteczka i kawę z termosu, ale bez tego naprawdę można przeżyć. Traci też możliwość załatwienia na boku, w kuluarach, jakiejś swojej sprawy niezwiązanej z celem spotkania, albo z zapraszającym, albo z ważnym zaproszonym. Ale może to i lepiej.